COMPTA LINE V1.0

R10 Multi-langues

Manuel d'utilisateur v1.0

A/ Accès au système:

L'accès à l'application est protégé par un compte et un mot de passe personnel a chaque utilisateur. Ce mot de passe est octroyé par l'administrateur du système (admin) ou par un autre utilisateur qui possède un compte avec les privilèges de gestion de comptes.

Votre compte définira vos privilèges, ainsi il définira ce que vous êtes autorisé de faire et ce que vous ne pouvez pas faire.

A.1/ Accès:

Pour accéder au système a partir de l'écran initial il faut appuyer sur le bouton «Connection»:

Après vous obtiendrez l'écran suivante, et dans laquelle il faut introduire votre compte et votre mot de passe et appuyer sur le bouton «valider»:

Une fois validé vous obtiendrez l'écran suivante:

Tous les boutons en blanc correspondent à des options que vous êtes autorisé à accéder, et tous les bouton en gris correspondent aux boutons que vous sont interdit ou des option qui ne sont pas accessible à partir du point ou vous vous trouvez.

Sur la barre d'information apparaît à cote de utilisateur, le nom de compte de l'utilisateur connecté.

A.2/ Sortie

De n'importe quel point de l'application vous pouvez appuyer sur le bouton «Deconnection» et vous quitterez l'application et vous reviendrez à l'écran initial:

B/ Plan comptables:

L'application est préparer plusieurs plans comptables simultanément, et du fait, il est recommandé que chaque entreprise aie son plan comptable propre qui est initialement une réplique d'un plan comptable standard.

Pour travailler avec les plans comptables, il faut aller à la fenêtre de gestion de plans comptables, qu'on peut y accéder en appuyant sur le bouton «Plan comptable» dans la barre latérale à partir de n'importe quel point de l'application. L'accès est possible à condition que votre compte aie le privilège nécessaire pour accéder.

Ce qui permet d'atteindre la fenêtre de gestion de plans comptables:

A partir de cette fenêtre, on peut créer de nouveau plans comptables, de modifier des plans comptables existants, de supprimer des plan comptables, d'éditer un plan comptable, ou de dupliquer un plan comptable. Toutes ces taches sont accessibles à condition que votre compte aie les privilèges nécessaires pour accéder.

B.1/ Création:

B.1.1/ Création de plan comptables:

B.1.2/ Création des nouveaux plans comptables:

Pour créer un nouveau plan comptable, il faut, à partir de la fenêtre de gestion de plans comptables, appuyer sur le bouton «Nouveau».

On obtient alors le dialogue suivant, dans le quel on spécifie le nom du nouveau plan comptable ainsi son état initial de verrouillage.

Une fois créer, il faut accéder à la fenêtre d'édition pour ajouter les classes, les comptes, les sous comptes, les variables, les rapports ainsi que les virements de clôture (voire B.4/ éditer).

B.1.3/ Création de plan comptables en duplication:

En règle général, au lieu de créer un nouveau plan comptable, on utilise un autre plan comptable existant comme modèle de base pour la création d'un nouveau plan comptable. Pour cela on sélectionne le plan comptable modèle et on appuie sur le bouton dupliquer à partir de la fenêtre de gestion de plans comptables.

On obtient alors le dialogue suivant qui est identique a celui d'un nouveau plan comptable, dans le quel on spécifie le nom du nouveau plan comptable ainsi son état initial de verrouillage.

Dans ce cas le nouveau plan comptable créé, à différence d'un nouveau plan comptable, aura tous les classes, les comptes, les sous comptes, les variables, les rapports ainsi que les virements de clôture que ceux du plan comptable modèle.

Une fois dupliquer, on édite le plan comptable pour sa modification et adaptation au nos besoins (voire B.4/ éditer).

B.2/ Modification d'un plan comptable:

La modification d'un plan comptable se limite au changement du nom du plan et son état de verrouillage, la modification des classes, des comptes, des sous comptes, des variables, des rapports, des virements de clôture se font au niveau de la page d'édition (voire B.4/ éditer).

Pour modifier un plan comptable, il faut le sélectionner et appuyer sur le bouton «Modifier» dans la page de gestion de plans comptables.

On obtient alors le dialogue suivant qui est identique a celui d'un nouveau plan comptable, a exception que dans ce cas, le champ nom du plan est rempli par le nom actuel du plan comptable sélectionné.

Pour faire les modifications, il suffit de modifier le nom du plan par le nouveau, et changer l'état de verrouillage. Ensuite appuyer sur le bouton «OK» pour que les changements soient définitifs.

B.2.1/ Verrouillage d'un plan comptable:

Le verrouillage sert principalement à éviter d'éditer et de modifier les comptes d'un plan comptable. Puisque une personne qui a le droit d'éditer un plan comptable, mais elle n'a pas le droit de modifier les plan comptables peut visualiser tous les plan comptables mais elle ne pourra pas changer les comptes d'un plan verrouillé. Par contre, la même personne peut modifier les comptes des autres plan comptables non verrouillé.

C'est un mécanisme qui limite l'accès au modification des comptes de plan comptables modèles en laissant la main de le faire sur les plan comptables spécifique aux entreprises qui ne seront pas verrouillés.

B.3/ Supprimer un plan comptable:

Avec cette action, on supprimer complètement un plan comptable. Une fois le plan comptable est sélectionné et le bouton supprimer a été appuyer, on obtient un dialogue de confirmation, si on accepte l'action, le plan ainsi que tous les fichiers associé seront supprimer. Cette action ne tient pas en compte si il y a des entreprises qui utilise encore ce plan comptable.

C'est une action irréversible, a moins qu'on a effectué une sauvegarde, pour cela il faut faire très attention en cette action, et il est recommandé que peut d'utilisateurs aient le privilège de l'exécuter. (voir privilèges dans le manuel d'administration).

B.4/ Éditer un plan comptable:

L'édition consiste de pouvoir gérer les classes, les comptes, et les sous comptes d'un plan comptable.

Il est possible d'éditer un plan s'il n'est pas verrouillé, en plus d'avoir le privilège nécessaire.

En cas d'un plan comptable verrouillé, il faut modifier le plan et le déverrouillé avant de passer à sa édition, pour cela vous devez posséder les privilèges de modification.

à partir de la fenêtre de gestion de plans comptables, sélectionnez le plan que vous voulez éditer. Après appuyer sur le bouton «Éditer».

Au niveau de la fenêtre d'édition, il y a deux fenêtres possible, standard, et avancé:

La fenêtre standard permet de créer une nouvelle classe, de créer un nouveau compte, de créer un nouveau sous compte, de modifier une classe, un compte ou un sous compte. Elle permet aussi de passer à la fenêtre avancée.

La fenêtre avancé permet de supprimer une classe, un compte ou un sous compte, d'accéder à la fenêtre de virements, à la fenêtre des variables et à la fenêtre de rapports.

B.4.1/ Classes

Les classes sont les éléments du plan comptable qui forment à partir de la racine, l'arborescence du plan. D'une classe peut dériver une autre classe ou un compte, mais jamais un sous compte.

Dans la liste d'un plan comptable, les classe sont identifié seulement par leurs code, et ils ne possèdent aucune flèche.

B.4.1.1/ Nouvelle classe

A partir de la fenêtre standard d'édition d'un plan comptable, on appuie sur le bouton «Nouvel classe». Il y a deux possibilités, il y a une autre classe sélectionné, et dans ce cas on créera une nouvelle classe qui dérive de la classe sectionné, ou il n'y a aucune classe sélectionné, et dan ce cas on créera une classe racine.

B.4.1.1.a/ Classe racine

Si aucune classe a été sélectionnée, la nouvelle classe sera une classe racine et on obtiendra le dialogue suivant:

Dans ce cas on peut spécifier:

Le code de la classe, qui dans ce cas ne peut être que d'un seul digit.

Le nom de la classe, qui doit être formé de caractères 'A' à 'B' , 'a' à 'b', '0' a '9', '_' , 'ç', 'é', 'è', 'à', 'ê', 'â', 'ù'. d'autres caractères sont possible mais il convient de les éviter, surtout les caractères suivants: «#@§+-*/». La longueur minimal du nom d'un plan comptable est de 6 caractères.

Nature: Non spécifié / Bilan / Gestion / Autres en correspondance avec Non spécifié / Actif/charges / Passif/produit / Résultats/Autres

Type spécial: Non spécial / TVA payé / TVA encaissé / Compte d'amortissement / Dotation aux amortissements.

Valeur: Correspond à la valeur qu'on doit appliquer dans le cas des comptes spéciaux. Par exemple: le TVA, la valeur sera le Taux de TVA qui sera calculée automatiquement. Pour 20% il faut spécifier 20 comme valeur.

Amortissable par défaut: Pour indiqué que ce compte est amortissable. Et par en conséquence, on aura la possibilité d'inclure un plan d'amortissement.

B.4.1.1.b/ Classe dérivé

Une classe dérivé d'une autre classe hérite de cette dernière toutes les caractéristiques déjà fixé pour elle. Par exemple, si une classe est classé comme «Passif» toutes les classe drivé de celle si seront obligatoirement «Passif»

B.4.1.2/ Modifier une classe

Pour modifier une classe il suffit de la sélectionner et par la suite appuyer sur le bouton modifier.

Les champs qui peuvent être modifiés sont le nom, type spécial, valeur et amortissable par défaut.

B.4.1.3/ Supprimer une classe

Pour supprimer une classe il faut aller sur la fenêtre avancé, après sélectionnez la classe à éliminé et ensuite appuyer sur le bouton «Supprimer».

Une classe qui possède un compte ou de la quelle dérive une autre classe ne peut pas être supprimer jusqu'à que tous les élément qui en dérivent sont supprimés.

B.4.2/ Comptes

Les comptes sont les éléments du plan comptable qui forment les dernières branches de l'arborescence du plan comptable. Ils dérivent obligatoirement d'une classe, et peuvent contenir que des sous compte et jamais d'autre comptes ou classes.

Dans la liste d'un plan comptable, les comptes sont identifié par une flèche simple devant leurs code.

B.4.2.1/ Nouveau compte

Il faut sélectionner une classe de la quelle il va dériver le nouveau compte, ensuite appuyer sur le bouton «Nouveau compte».

La fenêtre obtenue est identique a celle d'une nouvelle classe.

B.4.2.2/ Modifier un compte

Pour modifier un compte il faut le sélectionner et par la suite appuyer sur le bouton modifier.

Les champs qui peuvent être modifiés sont le nom, type spécial, valeur et amortissable par défaut.

B.4.2.3/ supprimer un compte:

Pour supprimer un compte il faut aller sur la fenêtre avancé, après sélectionnez le compte à éliminé et ensuite appuyer sur le bouton «Supprimer».

Un compte qui possède un sous-compte ne doit pas être supprimer jusqu'à que tous les sous-comptes qui en dérivent sont supprimés.

B.4.3/ Sous comptes

Les sous-comptes sont les éléments du plan comptable qui forment les dernières éléments de l'arborescence du plan comptable. Ils dérivent obligatoirement d'un compte, et c'est dans les sous compte qu'on enregistres toutes les opérations.

Dans la liste d'un plan comptable, les sous comptes sont identifié par une flèche double devant leurs code.

B.4.3.1/ Nouveau sous compte

Il faut sélectionner une classe de la quelle il va dériver le nouveau compte, ensuite appuyer sur le bouton «Nouveau s-compte».

La fenêtre obtenue est identique a celle d'une nouvelle classe ou d'un nouveau compte:

B.4.3.2/ Modifier un sous compte

Pour modifier un compte il faut le sélectionner et par la suite appuyer sur le bouton modifier.

Les champs qui peuvent être modifiés sont le nom, type spécial, valeur et amortissable par défaut.

B.4.3.3/ supprimer un sous compte

Pour supprimer un sous-compte il faut aller sur la fenêtre avancé, après sélectionnez le sous-compte à éliminé et ensuite appuyer sur le bouton «Supprimer».

C/ Entreprises et Exercices:

Étant donnée que ComptaLine offre un support pour plusieurs entreprises simultanées et à chacune plusieurs exercices et chacune avec son propre plan comptable, dans ce paragraphe on va traiter la manière de gérer les entreprises et les exercices de chaque entreprise.

C.1/ Entreprises:

Pour accéder à la fenêtre de gestion des entreprises il faut appuyer sur le bouton «Entreprise» sur le menu latéral, cette fenêtre est protégé par les restrictions qui peuvent avoir votre compte. Il faut que votre compte possède les privilèges pour gérer les entreprises.

C.1.1/ Nouvel entreprise:

Dans la fenêtre entreprises, il faut appuyer sur le bouton «Nouvel Entreprise».

Par la suite on aura un dialogue ou il faut indiquer les information de la nouvelle de l'entreprise:

une fois validé, on obtient sur la liste des entreprises la nouvelle entreprise.

C.1.2/ Modification d'une entreprise:

Dans la fenêtre des entreprises il faut sélectionner l'entreprise qu'on veut modifier et par la suite il faut appuyer sur le bouton modifier.

Et on obtient le dialogue suivant sur le quel on peut modifier les informations de l'entreprise.

C.1.3/ Suppression d'une entreprise:

Dans la fenêtre des entreprises il faut sélectionner l'entreprise qu'on veut supprimer et par la suite il faut appuyer sur le bouton supprimer.

Par la suite on obtient un message de confirmation qu'il faut accepter pour continuer avec l'opération.

Si l'entreprise possède encore des exercice ne pourra pas être supprimer jusqu'à supprimer tous ces exercices.

C.2/ Exercices:

La gestion des exercices est une sous rubrique de la gestion des entreprises, étant donnée qu'on peut pas avoir des exercice sans des entreprises. Pour accède à la gestion des compte on utilise la fenêtre de gestion des entreprises, pour cela, au niveau de restriction, il faut avoir les privilèges de gestion des entreprises.

C.2.1/ Nouveau exercice:

C.2.1.1/ Premier exercice

Avant de créer le premier exercice, il faut créer avant le plan comptable qui sera appliqué a cette entreprise en général et a ce exercice en particulier (voire B/ Plans comptables).

Il faut sélectionner une entreprise et appuyer sur le bouton «Nouveau exercice»

On obtient le dialogue suivant:

Dans ce dialogue il faut indiquer:

Nom de l'exercice, qui en générale sera l'année comptable.

Date début: c'est la date du début de l'exercice comptable, qui dans le cas de Maroc c'est le 01/01/Année.

Date fin: c'est la date de la fin de l'exercice comptable, qui dans le cas de Maroc c'est le 31/12/Année.

Date d'accès comptable, est la date a partir de la quel on peut plus modifier les opérations de l'exercice.

Plan comptable, c'est un dialogue qui nous permet de choisir, à partir d'une liste, le plan comptable qui sera appliqué à cet exercice.

Exercice précédant: dans le cas du premier exercice, ce champs reste vide.

Un exemple du dialogue complété:

Une fois validé, apparaît sur la liste des entreprises l'exercice créé.

C.2.1.2/ Exercices suivants:

Il faut sélectionner l'exercice précédent et appuyer sur le bouton «Nouveau exercice»

On obtient le dialogue suivant, dans le quel presque tous les champs sont rempli sauf le nom de l'exercice. Les champs sont calculé à partir des valeurs de l'exercice precedent.

Il faut apporter les changements nécessaires, et on recommande ne pas changer le plan comptable.

Une fois validé, apparaît sur la liste des entreprises l'exercice créé.

C.2.2/ Modification d'un exercice:

Pour modifier un exercice il faut le choisir dan la liste et appuyer sur le bouton Modifier.

Par la suite on obtient le dialogue suivant:

Dans le quel on peut changer le nom de l'exercice et la date d'accès comptable.

C.2.3/ Suppression d'un exercice:

Pour supprimer un exercice il faut le choisir dan la liste et appuyer sur le bouton «supprimer».

Après il faut accepter le message de confirmation.

E/ Comptabilité:

Pour accéder à la comptabilité, il faut à partir de la fenêtre des entreprises slectionner un exercice et appuyer sur le bouton «Select Exercice»

E.1/ Opérations:

Les opérations doivent avoir le solde nul sinon il ne seront pas acceptées. Pour introduire une nouvelle opération il faut appuyer sur le bouton «Nouvelle opération».

Ainsi on obtient le dialogue suivant:

Dans ce dialogue de la nouvelle opération, on peut changer la date de l'opération ainsi que donner un libellé à l'opération.

E.1.1/ Opérations simples:

Dans une opération simple, les opération se limite a des virements entre sous-comptes sans aucun calcule automatique.

Pour faire il faut, dans le dialogue nouvelle operation, appuyer sur le bouton «nouvelle écriture»

On obtient le dialogue suivant:

Il faut commencer par le code du sous compte. On peut l'introduire manuellement ou bien utiliser le bouton a droite du champs pour le sélectionner d'une liste:

Une fois choisi, le champs de sous compte sera rempli par le libellé du sous compte.

En suite il faut introduire le montant que doit être débiter ou créditer ce sous-compte. Une fois l'un des champs est différent de zéro l'autre sera automatiquement désactiver. Pour le réactiver, il faut mettre un zéro sur l'autre champs. De cette façon un des deux champs doit être obligatoirement nul.

Ensuite on peut si on le désire donner un libellé a cette écriture, comme par exemple une référence d'un document, d'un chèque, d'un versement pour que plus tard on peut faire une relation de l'écriture avec le document qui la justifie.

Une fois validé l'écriture, elle apparaît sur la liste des écriture de l'opération:

Observez que le solde de l'opération est créditeur et non pas équilibré. Si a ce moment on veut valider l'opération l'application ne l'acceptera pas, et on obtient le message d'erreur suivant:

Il faut impérativement introduire au moins une autre écriture pour équilibrer le solde de l'opération.

Dans ce cas, le dialogue de la nouvelle écriture vient préparer dans les montant pour équilibrer le solde de l'écriture.

Pour dernier exemple, le dialogue vient avec un montant débiteur de 34000.

Il suffit de introduire le code du sous-compte, et si le besoin est, le libellé.

Dans ce cas, le solde de l'opération est équilibré, et on peut validé à ce moment l'opération.

E.1.2/ Calcules automatiques:

E.1.2.1/ Amortissements:

Lors de nouvelles opérations, à l'heure d'ajouter une nouvelle écriture, si elle appartient à un compte qui est amortissable par défaut, on a l'option d'inclure un plan d'amortissement automatique qui sera appliqué à chaque clôture jusqu'au amortissement complet du bien.

Dans ce cas lors d'une écriture. Le bouton «Amortissement» est activé:.

En appuyant sur le bouton «Amortissement» on obtient le dialogue suivant:

Pour l'amortissement, on peut choisir entre quatre méthodes d'amortissement: Linéaire, Linéaire avec prorata temporis, Dégressif, Dégressif avec prorata temporis.

Une fois validé, on obtient le plan d'amortissement du bien:

Qu'il faut accepter et de ne plus rien changer dans l'écriture.

E.1.2.2/ TVA payée (récupérable):

Lors d'une écriture correspondant a un sous compte classifié comme «TVA Payée» le champ débiteur sera remplis automatiquement par le un pourcentage équivalent à la valeur du sous compte, de la valeur débiteur de la dernière écriture.

Si durant une opération la dernière opération est débiteur de 20000:

Si on introduit à la suite une écriture de type TVA payée, automatiquement elle aura un solde débiteur de 20% des 20000:

En plus le libellé sera TVA SUR: + le libellé de la dernière opération.

Le résultat sera:

E.1.2.3/ TVA perçue (due):

E.1.3/ Modification d'écriture:

Une écriture on peut la modifie tant qu'on a pas validé l'opération. Une fois validé il n'y a pas de modification possible. On peut juste l'annuler par une opération opposée selon les normes de comptabilité.

Dans le dialogue de l'opération, il faut sélectionner l'écriture qu'on veut modifier et on appuye sur le bouton «Modifier écriture»:

On obtient alors le dialogue suivant:

Dans le quel on peut tous modifier comme s'il s'agit d'une nouvelle écriture. A ce niveau on peut appuyer sur le bouton «Annuler» si on ne veut pas valider les changement, ou sur le bouton «OK» si on veut les valider.

E.2/ Documents comptables:

E.2.1/ Balance

Dans la fenêtre de gestion des entreprises, lorsqu'on sélectionne un exercice, la première fenêtre qu'on obtient c'est la balance de l'exercice.

E.2.2/ Grand livre

E.2.3/ Journal

E.3/ Clôture:

Dans la fenêtre gestion d'entreprise, il faut sélectionner l'exercice qu'on veut clôturer après on appuie sur le bouton «Clôturer». Ainsi on obtient le dialogue suivant de confirmation.

Une fois la confirmation accepter, les opération suivantes seront effectuées:

1/ Importation des amortissements.

2/ Application des virements avants impôts comme ils sont définis dans le plan comptable (Voir manuel développeur).

3/ Application des virements impôts comme ils sont définis dans le plan comptable (Voir manuel développeur).

4/ Application des virements après impôts comme ils sont définis dans le plan comptable (Voir manuel développeur).

E.4/ Rapports:

Chaque plan comptable vient avec une liste de rapports. Ces rapport ont été développés par ComptaLine, ce qui implique que on peut modifier ces rapport comme on peut créer des nouveaux.

Pour acceder au rapport, il faut à partir de la fenêtre de l'exercice appuyer sur le bouton «Rapports & variables»

On obtient une fenêtre avec toutes les variables avec leur valeurs, a ce niveau il faut appuyer sur le bouton rapports:

Ainsi on obtient le dialogue suivant qui vous invite à choisir le rapport que vous désirez:

une fois choisie, on appuie sur le bouton «Générer» et le rapport sera générer.

F/ Gestion des utilisateurs:

A partir de la fenêtre principale, il faut appuyer sur le bouton «Utilisateurs» du menu latéral.

On arrive a la fenêtre de gestion des utilisateurs.

F.1/ Nouveau utilisateur:

A partir de la fenêtre de gestion des utilisateurs, on appuie sur le bouton «Nouveau»:

Ainsi on obtient le dialogue pour le nouveau utilisateur:

Utilisateur: le login que l'utilisateur va utiliser pour se connecter.

Nom complet: Le nom complet de l'utilisateur.

Clé: Le mot de pass.

Accès:

Dans cette rubrique il faut cocher les privilèges qu'on veut octroyer au compte.

F.2/ Modifier utilisateur:

Dans la liste des utilisateurs il faut sélectionner le compte qu'on veut modifier et appuyer sur le bouton «Modifier».

Ainsi, on obtient le dialogue suivant, dans le quel, on peut modifier tous les champs sauf le champ utilisateur.

F.3/ Supprimer utilisateur:

Dans la liste des utilisateurs il faut sélectionner le compte qu'on veut supprimer et appuyer sur le bouton «Supprimer».

Ainsi on obtient le dialogue de confirmation, une fois accepté le compte sera définitivement supprimer.